С появлением МФУ весь офисный документооборот стал вращаться вокруг этого множительно-копировального устройства, предоставив массу удобств: исчезли громоздкие сканеры, стоящие чуть ли не на каждом столе (задача сетевого сканирования была решена не вдруг), а принтеры стали многопользовательскими. Словом, сложилась привычная современному глазу картина. И как-то незаметно снизились требования к копировальным аппаратам – электронная документация освободила нас от возни с бумажками. С тех пор именно по этой причине на просторах Интернета не так много информации, посвященной сканирующим устройствам, а ведь, несмотря на неумолимый прогресс, потребность в них сохраняется.
Кому же нужны сегодня сканеры документов? В первую очередь, как ни странно, тем, кто переходит (или уже перешел) на безбумажные технологии, ведь оцифровка архивов, накопленных за десятки лет, занимает кучу времени. Но диджитализацией сфера их применения не ограничивается: медицина, финансовый сектор, юриспруденция, издательский бизнес, логистика, торговля, складское дело по-прежнему плотно завязаны на бумажную документацию: и «мокрую» печать не отменили, и официальные бланки в ходу.
Так что ежедневная необходимость оцифровки десятков, а то и сотен рабочих документов далеко не редкость, и вот тут-то МФУ показывают себя не с лучшей стороны. Они попросту не справляются с потоком, выходят из строя, да и качество сканирования может быть далеким от идеала. Ничего удивительного нет: любой комбинированный агрегат подразумевает компромисс, и если речь не идет об устройствах промышленного класса, то рассчитывать приходится на усреднение во всем, включая такие важные параметры, как качество, производительность и ресурс.
К счастью, большинство А-брендов понимают ситуацию, продолжая выпускать модели, позволяющие решать все задачи по оцифровке бумажных документов. Разумеется, любые аналогии с МФУ неуместны и нецелесообразны. Рассматривать приобретение подобного аппарата следует прежде всего исходя из объемов и типов решаемых задач, а во вторую очередь разобраться во второстепенных возможностях сканирующих устройств. И наконец, последний критерий – цена. Приобрести достойную модель за 3–5 тысяч рублей не удастся: за такую сумму предлагаются упрощенные варианты для дома, а офисное решение можно рассматривать лишь начиная с 15–20 тысяч рублей и выше в зависимости от возможностей устройства.
Разновидности и режимы работы
Используемые ранее планшетные сканеры, в которые можно было уложить документ, журнал или разворот книги плашмя, сегодня уже не подходят, ручная смена оригиналов крайне непродуктивна. Поэтому среди промышленных сканирующих устройств часто встречается конструкция на базе протяжного (потокового) механизма, способного очень быстро обрабатывать однолистовые документы. Фактически подача сплошным потоком позволяет достичь очень высоких скоростей обработки. Еще более ускоряют процесс устройства, оснащенные дуплексным однопроходным механизмом: они ощутимо дороже, поскольку сканирующих модулей несколько (минимум два) и снятие копии осуществляется одновременно с двух сторон оригинала.
Если же столь высокие скорости не требуются и важнее вопрос цены, выбирают модели реверсивного типа, механически разворачивающие оригинал в процессе работы. Дополнительное преимущество потоковых сканеров – компактность, поскольку загрузочный и приемный лотки размещаются рядом, а сама загрузка выполняется вертикально или под небольшим углом.
Не менее важно обратить внимание на допустимые размеры бумаги, емкость лотка подачи, разрешающую способность сканирующего элемента, поддержку цвета, наличие системы исправления перекоса бумаги. А также на скорость обработки документа, совместимость с используемыми операционными системами и (!) наличие специфического программного обеспечения для выполнения пакетных операций или специфических действий (например, возможность конвертирования в формат PDF на лету).
HP ScanJet Pro 3500 F1
Яркий представитель семейства сканеров планшетного типа, ориентированный на применение в рабочих группах среднего размера. Скорость работы – 25 страниц или 50 изображений в минуту при разрешении 300 т/д (максимальное – 1200×1200 т/д) достигается за счет лотка автоподачи вместимостью 50 листов формата А4. Сканирование двустороннее, но, разумеется, двухпроходное. Впрочем, это нельзя считать недостатком, поскольку компенсируется возможностью оцифровывать объемные печатные издания (в том числе каталоги и книги в твердом переплете), качественно копируя информацию в месте сшивки.
Среди достоинств аппарата следует назвать возможность 3D-копирования и программного экспорта в формат pdf, а также удобный дисплей, на котором можно формировать собственный сет пиктограмм для наиболее часто используемых режимов.
Важно: встроенный алгоритм распознавания текста существенно ускоряет работу с документом – готовый к обработке (правке), он появится на рабочем столе сразу после сканирования.
Canon imageFORMULA R-40
Представитель класса потокового типа: скорость работы – 30 стр/мин, причем копирование выполняется сразу с двух сторон (однопроходный способ). Лоток автоподачи вмещает 60 листов формата А4, рекомендованная нагрузка – 4000 исходников в день. При этом аппарат способен отправлять отсканированные документы непосредственно в облако (например, Google Drive, QuickBooks Online или Dropbox) для упрощения архивирования и систематизации документооборота.
Разрешение сканирования также высокое – 600 т/д, что обеспечивает высокое качество получаемых изображений и надежное распознавание текста. Разрешающая способность на выходе определяется автоматически и может составлять 100, 150, 200, 240, 300, 400 или 600 точек на дюйм.
Наиболее существенная особенность этого сканера – полная автоматизация его работы. Это касается не только разрешающей способности, прибор умеет распознавать цвет и размер объектов, самостоятельно устраняет искривления и перекосы, способен сглаживать фон и изменять насыщенность изображений, поворачивать картинки, пропускать пустые страницы и многое другое. Разумеется, поддерживаются и пользовательские установки.
Не забыто и программное обеспечение: помимо драйверов TWAIN, присутствует фирменное ПО для сканирования (Canon CaptureOnTouch), а также утилита-конвертер Readiris для сканирования в PDF и программа для считывания информации с визитных карточек (Cardiris).
Fujitsu fi-7160
С его помощью можно получить цифровую копию документа длиной до 5,6 м (18,3 фута), если использовать драйвер PaperStream IP. Те, кто вынужден работать с рулонными счетами, квитанциями и тому подобными распечатками, оценят этот режим: утилита автоматически улучшает качество изображения, удаляя ненужный фон и оптимизируя для последующего оптического распознавания символов. При этом пользователь может выбирать различные настройки без необходимости повторного сканирования оригинала: режим помощи предоставляет выбор лучшего по качеству картинки из нескольких вариантов сканируемой страницы на основе визуальных предпочтений. Более того: встроенная система распознавания исходников способна отличить квитанцию от этикетки, что снижает риск захвата нескольких листов.
Сканер высокоскоростной, имеет дуплексный однопроходной модуль, поддерживающий режим двустороннего сканирования со скоростью 120 страниц в минуту с разрешением 300 точек на дюйм. Есть защита от перекоса документа и ультразвуковое распознавание слипшихся листов (исключает пропуск документов). В систему автоподачи одновременно может быть помещено до 80 листов плотностью 80 г/м² – не так уж много, учитывая нагрузочную способность устройства до 9000 оригиналов в день.
Fujitsu ScanSnap S1100i
В отличие от рассмотренных выше собратьев, миниатюрен: всего 273×34×48 мм и вес 350 граммов, а размер обрабатываемой бумаги – 216×360 мм. Но несмотря на компактность, это тоже представитель семейства протяжных сканеров, способный оцифровать исходник формата А4 всего за 7,5 с.
Есть даже лоток на 10 листов и двойная система подачи: прямая (для фотоснимков, визиток, открыток, в том числе пластиковых) и U-образная (для офисных документов). Этот малыш может стать отличным дополнением для мощного офисного аппарата на выездных мероприятиях. Кстати, питается он от компьютера (ноутбука), не требуя отдельного источника.
Brother ADS-2800W
Еще один примечательный аппарат, обладающий весьма полезной способностью: сканировать документы прямо на внешний накопитель – флешку или съемный жесткий диск объемом до 64 Гбайт. В ситуации, когда нет времени перенаправлять данные на компьютер, обрабатывать и затем «сливать» на носитель – незаменимая функция. К тому же благодаря встроенному сенсорному экрану беспокоиться, что пользователи могут напутать с выбором режима, не стоит: имеется система администрирования, умеющая разграничивать уровни доступа при авторизации. Попросту говоря, часть функций можно заблокировать, оставив только необходимые.
Модель рассчитана на небольшие рабочие группы и средние объемы обработки: до 3000 страниц в день со скоростью 40 стр/мин при объеме лотка автоподачи в 50 листов. Примечательно, что подключение можно осуществить по сети посредством Wi-Fi или Gigabit Ethernet. В наличии расширенный набор совместимых драйверов (TWAIN, ISIS, WIA, ICA и SANE), а комплект поставки, помимо традиционного набора, включает бесплатные программные продукты – ABBYY FineReader Sprint, ABBYY PDF Transformer+ и Nuance PaperPort. Соответственно, в качестве домашнего это устройство явно избыточно, а вот для небольшого офиса или бухгалтерии – в самый раз.
Выводы
Как показывает практика, сканеры документов никоим образом нельзя отнести к архаизмам. Безусловно, сфера их применения специфична, но там, где требуется обрабатывать большое количество документов, они незаменимы, особенно в сопоставлении с МФУ. Конечно, есть «комбайны», способные демонстрировать столь же впечатляющие характеристики, но, как правило, в довесок к ним поставляется печатающий узел размером с небольшую типографию, а далеко не всегда большие объемы сканирования сопутствуют столь же внушительным объемам печати. Так что и экономический эффект налицо: приобрести по отдельности недорогой принтер и высокоскоростной сканер значительно дешевле, нежели МФУ сопоставимого класса.
И последнее: рассмотренные нами устройства приведены исключительно с ознакомительной целью. В портфеле каждого вендора представлен солидный спектр моделей, среди которых можно подобрать наиболее подходящий вариант для каждого конкретного случая и бюджета.