Конечно, всегда остаются направления, в которых необходимо физическое присутствие специалистов на рабочем месте, но для тех, кто может работать дистанционно, активно развиваются современные средства удаленного управления процессами, позволяющие создать полноценное рабочее место для каждого сотрудника, не прибегая к капитальным расходам.
Виртуальные рабочие места — новый тренд удаленной работы
VDI (Virtual Desktop Infrastructure – инфраструктура виртуальных рабочих столов) размещает среды настольных компьютеров на централизованных серверах и по запросу развертывает их для конечных пользователей.
Виртуальные рабочие столы работают по следующему принципу: после установки ПО виртуализации гипервизор (технология развертывания программного обеспечения) активирует несколько виртуальных машин. Благодаря VDI сотрудники могут подключаться онлайн ко всем необходимым инструментам для работы вне зависимости от времени, места и мощности их персональных устройств. В случае с инженерными командами, например, специалисты получают доступ к полноценной инфраструктуре для проектирования без капитальных затрат: из облака сотрудникам доступно необходимое ПО и мощности для выполнения рабочих задач.
VDI помогает компаниям значительно сократить расходы на покупку дорогостоящего оборудования и сроки создания рабочих мест. Кроме того, в любой момент можно изменить конфигурацию конкретного устройства под текущие задачи сотрудника и команды, что позволяет перераспределять купленные мощности, вместо того чтобы закупать новые.
Преимущества создания виртуальных рабочих мест:
Централизованное управление проектами, безопасное хранение данных, организация эффективной работы удаленных и геораспределенных команд в короткие сроки.
Сокращение расходов на покупку и доставку оборудования: благодаря тому что обработка всех данных происходит на серверах VDI, пользователям необязательно иметь мощные устройства для работы. Это освобождает бизнес от весомых единовременных затрат на приобретение нового оборудования (например, мощных, высокопроизводительных компьютеров) и помогает сделать выбор в пользу более совершенной модели потребления — OPEX.
За счет VDI можно получить доступ в закрытую инфраструктуру, где невозможно скачать и выгрузить файлы. Благодаря такому контролю повышается информационная защищенность компании. Более того, централизованное управление образами виртуальных машин делает процесс администрирования ИБ-инструментов еще удобнее.
Скорость развертывания инфраструктуры: виртуальное рабочее место выделяется в течение нескольких минут, в то время как подготовка физического может занимать от нескольких дней и больше. К тому же она задействует труд различных департаментов.
Повышенная скорость коммуникации между различными структурами подрядчиками. Крупные организации обычно собирают много проектных компаний и вместе работают в одной среде – обеспечивать между ними транзит данных по электронной почте сложная и медленная опция. При подключении VDI можно следить за ходом работы онлайн, а если не подходит какой-либо подрядчик, всегда есть возможность приостановить работу с ним в несколько кликов.
Стоит учесть:
Для поддержания работоспособности виртуальных рабочих мест необходимо нанимать ИТ-специалиста, который будет администрировать и поддерживать аппаратное и программное обеспечение инфраструктуры, что требует дополнительных кадровых издержек.
Необходимость обучения сотрудников работе с новыми решениями: работники могут оказаться достаточно консервативными в плане перехода на новые технологии и негативно отнестись к таким инновациям.
Облачные сервисы для распределенных команд
Еще один популярный инструмент для обеспечения удаленной работы — корпоративные облака: виртуальное хранилище файлов с общим доступом для сотрудников. Облачная инфраструктура, как и VDI и другие инструменты, упрощают процесс найма и работы с сотрудниками в отдаленных регионах и даже других странах.
Еще одно преимущество облачных сервисов состоит в том, что они предоставляют удаленным сотрудникам круглосуточный доступ к информации, необходимой для выполнения их задач. К тому же облачное хранилище обеспечивает надежное хранение загруженных в него файлов. Так, администраторы могут установить идентификацию и настроить политику доступа, чтобы исключить возможности утечки данных.
Использование облачных платформ для удаленной совместной работы также упрощает коммуникацию между сотрудниками и позволяет совместно работать над проектами в режиме реального времени, устраняя необходимость каждый раз обмениваться актуальными версиями файлов.
Говоря об общении между людьми при удаленной работе, стоит отметить, что это достаточно актуальная проблема, особенно если сотрудники находятся в разных часовых поясах. Крайне важно, чтобы распределенным командам были предоставлены соответствующие инструменты для онлайн-общения и совместной работы, которые подходят как для индивидуальной, так и групповой коммуникации.
Инновационные решения для удаленной работы
Одна из самых перспективных технологий для удаленной работы — виртуальные ассистенты (VI). VI понимает голосовые команды и на их основе выполняет задачи за пользователя. Например, позволяет узнать, сколько дней отпуска осталось в этом году, где взять справку 2-НДФЛ, как связаться с коллегой из другого отдела, когда намечена следующая встреча и много другое.
По мере развития технологий распознавания и обработки речи будет расти и способность виртуального помощника понимать и выполнять запросы, благодаря чему цифровые ассистенты станут универсальными помощниками не только при удаленной работе, но и основным инструментом для выполнения большого количества бизнес-задач.
Говоря об организации удаленной работы, стоит также упомянуть растущую популярность такого решения, как аналитика рабочих мест. Workplace Analytics обрабатывает информацию, полученную путем анализа контекстных данных из приложений, конечных устройств, процессов и сетей, для отслеживания производительности сотрудников. При этом учитывается время, которое они проводят в электронной почте, сколько часов тратят на совещания и как много работают сверхурочно. Анализ таких данных помогает улучшить рабочий процесс и повысить производительность сотрудников, минимизируя отвлекающие факторы. Так, компании, использующие аналитику рабочих мест, заявляют, что благодаря анализу задач сотрудников количество ненужных встреч сократилось на 25%, а общая производительность увеличилась на 32%.
Таким образом, для организации продуктивной, а также комфортной удаленной работы компании используют множество инструментов и подходов. И, хотя на первый взгляд некоторые из таких решений могут показаться сложными и громоздкими, внедрившие их организации отмечают быструю адаптацию и простоту в использовании. Однако выбирать ИТ-инструменты всегда лучше после обсуждения их возможностей с провайдером.