Автоматизация и цифровизация — что это такое?
Возьмем для примера работу с договорами. Автоматизация договоров — это перевод в электронный вид. Менеджеры получают возможность менять контрагентов не руками, а из базы, уменьшается количество ошибок, скорость работы увеличивается. Цифровизация более глубокий процесс, вводятся электронные инструменты контроля. Например, система автоматически выстраивает календарный план, напоминает о дедлайнах и фазах работ по договору, запрашивает статус и подтверждение выполнения задачи, отправляет уведомление руководству о задержках и проблемах, еще больше снижает человеческий фактор.
Первое препятствие для цифровизации — сложная ситуация на рынке последних лет
Пандемия и геополитические риски негативно влияют на желание компаний цифровизировать бизнес. По данным РБК, в 2021–2022 годах большинство компаний оценивали свое положение пессимистично, а 2023 год хоть и принес некоторое смирение, но риски никуда не делись. Компаниям кажется, что время неподходящее. Обычно бизнес рассматривает цифровизацию как часть процесса роста. Но можно использовать цифровизацию и автоматизацию для уменьшения расходов. Сейчас есть на это время. Оптимальная стратегия — цифровизировать не весь бизнес целиком и глобально, а частично. Выбрать процессы, которые могут сэкономить ресурсы или уменьшить расходы, ускорить работу. Посмотреть не в сторону специального оборудования и глобальности, а на маленькие процессы, тормозящие большой.
В пример приведем небольшую компанию, которая занимается утилизацией спецотходов: собирает, сортирует, отвозит на свалку. Вес груза для отправки на свалку в компании определяли на глазок. Опытные водители могут по рессорам, пневме довольно точно определить вес. Компания искала возможность сделать процесс более точным не случайно — от веса зависит стоимость проезда на свалку. Решить проблему можно несколькими способами: купить автомобильные весы или взвешивать груз «по мешкам». На первый взгляд кажется, будто взвешивать по мешкам — это глупость; долго, муторно, ошибки, время водителей и грузчиков. И тут на помощь может прийти ИT. Процесс модернизировали из взвешивания в часть процесса маркировки. После сортировки груз взвешивали, маркировали, а при загрузке считывали коды. Для считывания необязательно использовать спецоборудование — сканеры, можно сканировать камерой смартфона. Система сама посчитает вес и сформирует документы на отправку. За счет более точной оценки веса, компании удалось сократить расходы на 300 тыс. руб. в месяц.
Второй барьер — стоимость цифровизации
Кажется, что автоматизация очень дорогой процесс, но на рынке есть множество недорогих ERP- (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) и CRM- (Customer Relationship Management, управление взаимоотношениями с клиентами) систем. Существуют как зарубежные, так и российские разработки. Если ничего подходящего из готового нет, можно создать решение «под себя». Свое решение было дорогим удовольствием, но сейчас ситуация поменялась. За последние 10 лет себестоимость кодинга снизилась в 2 раза, появились новые фреймворки и возможности для работы. Раньше мы писали сложный функционал на Symfony, скажем, кодинг занимал 3–6 месяцев, сейчас тот же функционал мы пишем на Laravel за 1,5–3 месяца. Может оказаться так, что по стоимости настройка готового решения равна разработке своего.
При использовании готовой системы вы выбираете из того, что есть, и укладываете в нее свой процесс или процессы. При разработке «под себя» вы выбираете процесс, который беспокоит больше, и минимальными затратами решаете проблему, а при хорошем результате развиваете опыт дальше. Преимущество подхода к цифровизации через MVP (Minimal Viable Product — минимально жизнеспособный продукт) в постепенном вливании процесса автоматизации в рабочие процессы компании, легкости коррекции первоначальных гипотез.
Например, одна из строительных фирм внедряла автоматизацию таким образом через разработку MVP своей системы. Компания ремонтирует коммерческие помещения среднего и премиум-класса, работает давно и имеет большое количество мастеров-специалистов, техники, оборудования и материалов. Владелец уже имел опыт использования бизнес решений, мы работали над второй версией системы. Основная функция — автоматический учет специалистов на площадках и автоматический расчет ЗП по часам, с учетом надбавок, простоя, переработок и коэффициентов. При модернизации были учтены недостатки первой версии, и уже имелось понимание, каких функций не хватает. Добавили функционал — учет оборудования и его местонахождения, контроль сроков сервисного обслуживания и исправности. Расширили планирование проектов, добавили календарный план и контроль сроков исполнения. Итогом работы стала действующая система, которую мы обернули в продукт. Сейчас заказчик продает «копии» своей системы как готовое бизнес-решение для ремонтных компаний.
Третий барьер — предыдущий опыт
То, что мы считаем главной компетенцией и сильной стороной, может мешать развитию. Опытные предприниматели уже пробовали готовые решения, и они не понравились — сложные в поддержке, неповоротливые. Пробовали «разработку под себя» — своим ИT-отделом или отдавали задачу сторонней организации, но не увидели ожидаемого результата. Такая ситуация складывается из-за завышенных ожиданий и из-за специфики самой организации. Существует два подхода к цифровизации бизнеса. Первый — описывать и цифровизировать процесс так, как он есть. Второй — изменить подход к процессу. Какой выбрать, зависит от того, что вы хотите улучшить и есть ли новые технологии, за счет которых можно не просто перенести бумаги в электронный вид, а использовать именно качественно другое решение.
Каждое новое изобретение открывает возможности нового подхода к работе. Для примера возьмем табло на вокзале. Когда это была деревянная табличка, мы писали на ней время отправления поезда и номер, уезжающие пассажиры смотрят на часы смотрят на табличку — путем вычислений понимают успеют ли они выпить кофе перед дорогой. И вот у нас есть монитор — мы можем просто перенести информацию на электронный носитель, а можем использовать революционность экрана, возможность изменять отображаемое. Мы можем указать не просто время отправления, а сколько времени осталось ДО отправления, выключив из процесса взгляд на часы и подсчеты. Такая возможность была закрыта во времена деревянных табличек и стала доступна сегодня.
Готовые системы тоже меняются и развиваются, ИT-рынок очень динамичный. Возможно, те решения, которые были громоздкими и неповоротливыми еще 2–5 лет назад, стали более гибкими и дешевыми, и следует снова взглянуть на них.
Четвертый барьер — внедрение
В зависимости от размера компании и масштабов цифровизации, возникают самые разные ситуации. Чем больше компания и глобальнее задуманные изменения, тем сложнее процесс. Идеально, когда саму идею цифровизации поддерживает или выдвигает владелец. Плохо, когда инициаторами становится кто-то внутри организации, не имеющий веса, или группа менеджеров конфликтующая с другой группой — тогда возникают ситуации, при которых процесс саботируется и затягивается намеренно или случайно. Замечания пишутся отделами из принципа «напишем хоть что-нибудь, чтобы было, у нас тут дел полно, а тут еще и «это» или специально — «чтобы эти пижоны» провалились». И даже когда всё неплохо, важно рассчитать реальные сроки отладки системы. Перегруз сотрудников вызывает внутреннее сопротивление — люди не успевают выполнять прямые обязанности, а еще и нужно найти время на освоение нового. Во время отладки всплывают мелкие проблемы, ошибки неисправности и баги — важно понимать, что будет переходное время. Сроки этого перехода разные — от нескольких месяцев до нескольких лет.
Есть примеры легкого внедрения. Скажем, компания, которая занималась поиском нарушения авторских прав в Интернете. Секретом успеха было точное понимание, зачем все это нужно, для работы был выделен технически грамотный менеджер, имеющмй вес в компании. Мы собрали MVP, это была СRM-система, ведение реестра ссылок нарушителей, и отладили ее на группе сотрудников. Потом MVP расширили на всю компанию. А позже были доработаны две вспомогательные ветки: ведение личного кабинета и система анализа. Всего было сделано около 20 доработок.
Пятый барьер — опасения, связанные с безопасностью
После постоянных скандалов, громких утечек персональных данных, серии кибератак кажется, что автоматизация не безопасный процесс. На самом деле все наоборот. Автоматизация бизнеса только увеличит безопасность, так как снижает человеческий фактор. Системы контролируют доступы, хранят информацию безопасно с копиями и шифрованием. Важно относиться к вопросу серьезно, ведь причиной неприятностей по-прежнему становится халатность.