Сегодня многие компании столкнулись с ситуацией, когда к ИТ-специалистам и ИТ-руководителям пришли задачи импортозамещения по самым разным направлениям. Среди прочего – задачи замещения инструментов HR-автоматизации. Это все, что связано с процессами подбора, обучения, адаптации, оценки персонала, формирования кадровых резервов, управления показателями деятельности. Системы, замена которых сегодня стала актуальной, могут быть очень разными: как наборы отдельных инструментов, так и универсальные системы «все в одном», HCM (Human Capital Management) системы, Talent Management системы.
Что важно учесть при выборе нового программного продукта?
Первый набор параметров, о которых необходимо помнить при выборе и согласовании HR-системы:
Программный продукт должен быть разработан компанией, которая зарегистрирована на территории Российской Федерации, у которой нет западных инвесторов, а в составе учредителей нет западных компаний.
Программный продукт должен быть внесен в российский реестр программного обеспечения.
Разработка программного продукта не должна быть реализована с помощью западных технологий и инструментов. В противном случае, если эти «внутренние» технологии перестанут работать на территории Российской Федерации, то и вся система, которую мы выберем, тоже станет неработоспособной. Если совсем недавно было не так важно, на чем система создана и что у нее «под капотом», то сегодня это нужно обязательно проверять, учитывать и выбирать действительно независимый программный продукт.
HR область устроена таким образом, что у каждой функции есть десятки разных методологий. Даже внутри одной компании могут применяться и разные методологии подхода к оценке, и разные методологии обучения, и разные методологии подбора. Когда выбирается решение для HR-автоматизации, изначально важно отдавать предпочтение тем решениям, которые позволяют гибко настраивать HR-процессы.
Ситуация с импортозамещением неприятная. Мы все прекрасно понимаем, что все это упало на наши головы вдруг, мы этого не планировали, нам приходится резко перераспределять свои ресурсы, резко отказываться от одних задач в пользу других, искать альтернативы. Это далеко не летняя прогулка. Но необходимо ситуацию принять как открывающиеся новые двери, как возможность решить те задачи, которые раньше было сложно сдвинуть с места.
В HR очень часто можно увидеть «лоскутную» автоматизацию: за подбор отвечает система А, за адаптацию система B, за дистанционное обучение система С, за геймификацию обучения система D. Своя система для оценки, своя для управления показателями и так далее. Это абсолютно закономерная конструкция, которая обычно возникает из-за эволюции компании: постепенно формировались задачи, к этим задачам подбирались разные программные продукты, между ними настраивалась интеграция. Сейчас, когда возникла задача, часть из этих систем, а может быть и все заменить, появилась хорошая возможность упорядочить «лоскутную» историю и превратить ее в более гармоничную, по возможности закрыв несколько связанных процессов каким-то одним решением, которое как минимум не потребует сложной интеграции и обмена данными. Конечно стоит выбирать комплексную систему, а таких предложений на рынке достаточно много.
Какие шаги приведут к выбору правильной HR-системы?
Анализ бизнес-процессов
Замена одной системы на другую должна обязательно начинаться с анализа бизнес-процессов. Необходимо понять, что автоматизировано сейчас, что должно быть автоматизировано, как это должно быть сделано. Нужна базовая бизнес-аналитика. Понятно, что все торопятся. Действительно, иногда нужно внедрить новую систему как можно быстрее, но важно не попасть в ситуацию, когда мы производим замену лишь бы на что-нибудь. Давайте рассмотрим пример. Скажем, ваша компания использовала Zoom, его больше нельзя оплатить, и вам срочно нужно дать людям какой-то инструмент, который будет выполнять функции Zoom. Если этого не сделать, то люди не смогут работать: у многих удаленный или гибридный режим. Здесь выбор первого наиболее доступного инструмента будет вполне оправданным. Для замещения крупных HR-продуктов нужно предложить решение быстро, и при этом всеми силами постараться избежать ситуации, когда мы в спешке взяли первое, что подошло. Нужно подобрать инструменты, которые будут действительно реализовывать необходимые организации процессы. Для этого поиск можно сделать двухходовым: на несколько месяцев взять какой-то промежуточный инструмент только для текущих задач. На этом шаге подойдет первое, что доступно, что можно максимально быстро начать использовать. А дальше, на втором шаге, уже внимательно выбирать. HR-процессы, если их дестабилизировать, могут очень сильно повлиять и на имидж компании, и на лояльность сотрудников. Утрата определенных функций скажется крайне негативно. Процесс замены должен быть вдумчивый и начинаться он должен именно с бизнес-аналитики.
Взгляд в будущее
Несмотря на общую ситуацию, все равно необходимо учитывать планы развития. Даже если компания временно притормозила, скажем, процесс оценки, то с большой долей вероятности она к нему рано или поздно вернется. Выбор решения, в котором нет оценки, приведет к тому, что через полгода еще раз нужно будет запускать поиск решения по оценке.
Функциональные требования и ТЗ
При выборе поставщика необходимо работать по списку функциональных требований и по техническому заданию. Функциональные требования должны быть составлены на основе аналитики бизнес-процессов: что конкретно нам нужно, как все должно работать. Тогда выбор будет происходить на основе реальных потребностей и реальных задач, которые стоят перед компанией. Важно помнить, что коллеги из HR, не имея ИТ-бэкграунда, могут осуществлять выбор на основании достаточно поверхностных критериев. Это ни в коем случае не дискредитирует то, что знают и делают HR, но при выборе необходимо обращать внимание прежде всего на технологическую составляющую системы. Интерфейс и легкость восприятия важны, но в приоритете должно быть то, что внутри. Лучше выбрать менее симпатичное решение, но такое, которое будет надежно работать, настраиваться под актуальные задачи компании, которое будет масштабируемым, интегрируемым, которое впишется в существующую ИТ-инфраструктуру компании.
Скорость внедрения
Скорость имеет очень большое значение в сложившихся обстоятельствах. Важно понять, есть ли у вендора своя методология внедрения, есть ли решения для быстрого внедрения, но полноценного, а не усеченного. Это могут быть экспресс-решения, готовые типовые внедрения, что-то, что позволит быстрее пройти фазу настройки с нуля. Также у вендора могут быть готовые решения по определенным функциям: по разным типам оценки персонала, по настройке дистанционного обучения, по адаптации. Готовое — это значит некая канва реализации процессов уже есть и ее можно сразу использовать. Дальше необходимо посмотреть, какие кейсы у вендора уже реализованы. Очень многие вещи можно перенять, в хорошем смысле, увидеть оптимальное решение для вашей компании.
Миграция данных
Один из самых сложных вопросов — миграция данных. Лучше смотреть на тех вендоров, которые уже работали с клиентами, перешедшими с других систем. Это еще один аргумент в пользу опытных игроков на рынке. Когда по всем фронтам нужно делать быстрее и дешевле, то лучше ориентироваться на тех поставщиков, которые уже сталкивались с похожими задачами. Ни одна система не заменит другую точь-в-точь. HR-специалисты могут ожидать, что сохранится все, поменяется только интерфейс. Здесь крайне важна поддержка именно ИТ-департамента, который объяснит, что так не бывает. Даже если взять для примера такой базовый функционал, как список задач, то разные инструменты, разные приложения будут по-разному работать. Один к одному переехать не получится. ИТ-департаменту важно занять активную роль, чтобы HR-подразделение не выбрало то, с чем потом работать будет невозможно. Надо понимать, что миграция данных — это боль в любом случае. Вероятность, что мы придумаем конструкцию, в которой этот процесс будет абсолютно безболезненным, нулевая. Как сделать эту боль меньше? Главный способ — проанализировать те данные, которые HR хочет перенести, определить, что точно нужно перенести, без чего нельзя работать, а без чего можно обойтись. Предположим, у нас в системе хранятся данные об обучении персонала за прошедшие десять лет, все протоколы тестирования, все данные по прохождению курсов. При условии высокой текучки больше половины этих данных — об обучении тех людей, которые в компании уже не работают. Но вот миграция курсов и тестов, без которых обучение работать не может, нужна обязательно. Переносить это вручную, каждый курс пересобирать, заново переписывать тесты — гигантская работа. И потеря будет очень значимой. Чтобы упростить задачу миграции, нужно внимательно совместно с ответственными из HR разобраться, что можно локально сохранить, а что нужно перенести. Здесь ключевой вопрос: без чего мы не сможем работать? Без каких данных мы ключевые бизнес-процессы не сможем выполнять?
Кто будет внедрять?
Есть еще очень важный момент относительно миграции данных. Кто может это делать? Есть несколько вариантов. Первый: миграцию может выполнить только подрядчик, система закрытая. Второй вариант: эту задачу могут решать ваши сотрудники, причем не только ИТ-специалисты, но и те люди, которые отвечали за ведение и администрирование заменяемой системы. Это вариант предпочтительный. Администратор хорошо знает существующую систему: как она устроена, что где находится, кто чем пользуется. Он знает ее изнутри. Такой человек лучше всего подходит для выполнения миграции с одной системы на другую. Он, понимая, что было в старой системе, разобравшись с новой системой, сможет наиболее корректно все перенести и перенастроить. Оптимально выбирать то решение, которое даст возможность компании силами своих сотрудников наполнять систему, самостоятельно что-то переносить.
Интеграция
Следующий вопрос: какой у системы, которую вы выбираете, API? Как он работает, как устроен, насколько легко им пользоваться? Насколько просто будет состыковать новый продукт с кадровой системой, системой, связанной с начислениями, можно ли реализовать единое окно входа (Single Sign-On)? Как новая система будет интегрироваться с существующей инфраструктурой? Нужно уберечь себя от ситуации, когда бюджет на интеграцию превышает бюджет на покупку, и искать решение, которое максимально просто в интеграции.
Команда поставщика
Обязательно смотрите на команду поставщика. Насколько эти люди погружены одновременно и в HR-процессы, и в ИТ-сферу? Насколько они смогут помогать в процессе? Выбор HR-системы — это выбор надолго. Это будет полноценный проект, он будет достаточно длительным, потребует большой работы.
HR — область, которая всегда была и будет достаточно часто меняться. Постоянно появляются новые методологии, подходы, инструменты, меняются запросы работодателей, меняются запросы сотрудников. Все это обусловливает непрерывную динамику изменений HR-процессов. Тот продукт, который вы выбираете, должен быть достаточно гибким, чтобы соответствовать этим изменениям. Когда вы видите большой набор инструментов, встроенных приложений, готовых решений, как правило, это говорит о том, что система меняется вместе с потребностями компаний, которые ее используют. Система начинает обрастать разными функциями, возможностями. Это нормальный эволюционный путь. И выбирать новую систему нужно не только под сегодняшние задачи, но и на те, которые возникнут через полгода, через год, через несколько лет. Сегодня может казаться, что нужно что-то очень быстро заменить, закрыть брешь, которая образовалась, но ни в коем случае нельзя прийти к ситуации, когда спустя год нужно будет еще раз возвращаться к новому выбору.
В качестве заключения
Роль ИТ-департамента переоценить невозможно. Важно, чтобы ИТ-специалисты в процессе выбора новой системы в HR, замещения тех западных инструментов, которыми сегодня невозможно больше пользоваться, заняли активную позицию. Именно с помощью ИТ-департамента можно минимизировать количество ошибок. Даже если иногда кажется, что HR-процессы в общем объеме автоматизируемых процессов компании (производство, логистика, закупки, кассовые системы) — незначительная история, это только кажется. Стабильность компании во многом зависит от ее стабильности в работе с персоналом: насколько корректно ведется подбор, насколько мягко и комфортно устроен адаптационный процесс, насколько понятны и доступны HR-сервисы — компенсации, льготы, больничные, заявки на отпуск, различные начисления. Если в период изменений люди себя чувствуют стабильно, комфортно внутри компании, то они будут намного эффективнее работать в непростые времена.