Нынешний кризис отличается от того, что был в начале пандемии. Два года назад изменения коснулись только взаимодействия с клиентами: на какое-то время мы потеряли возможность физически встречаться с клиентами, но эта проблема решалась при помощи видеосвязи и мессенджеров. А сейчас не хватает именно ИТ-инструментов: компании ограничены теми, что доступны на российском рынке. Это усложняет мониторинг денежных активов и может привести к провалам в бюджете из-за невыплат дебиторских задолженностей.
Хорошим показателем по контролю дебиторки является ее закрытие в срок от 0 до 30 дней и от 30 до 60 дней. По нашему опыту, если организовать процесс работы с задолженностью, то до 80% ее гасится в срок до 60 дней. Это важный качественный показатель, так как чем длиннее срок возврата долгов, тем меньше шансов, что деньги вообще будут получены.
Есть несколько путей контроля дебиторской задолженности:
Регулярно собирать сотрудников отдела продаж и просить их отчитываться по ситуации с каждым клиентом. Это отнимает много времени и может привести к ошибкам человеческого фактора.
Заморозить все расходы и вручную управлять каждым платежом и контролировать работу с клиентами. Это значительно тормозит процесс, что приводит к понижению выручки последующих периодов. К тому же менеджеры отвлекаются на ручной контроль дебиторской задолженности в ущерб основной деятельности.
Перевести клиентов на частичную предоплату. Однако не все клиенты готовы на такое пойти и могут работать только по постоплате.
Автоматизировать работу с дебиторской задолженностью, например, при помощи CRM.
Механизм, реализованный CRM-системе, позволяет сразу видеть ситуацию по всем клиентам и принимать решение по наиболее сложным их них. Модуль дает возможность построить процесс взыскания просроченной дебиторской задолженности в сделках, отображать показатели задолженности в карточке контрагента с разрезом по периодам, а также регулировать процесс передачи взысканий юридическому отделу и просматривать отчет по клиентам с дебиторской задолженностью.
Отчетность можно не смотреть каждый день: система отправляет уведомление, если кто-то из клиентов оказывается в красной зоне. Эта функция реализована благодаря интеграции с «1С», в которой несколько раз в день обновляется информация о задолженностях.
Этапы работы с дебиторской задолженностью:
Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.Ответьте на вопросы: сколько ваша организация готова ждать оплату? Готовы ли вы предоставлять кредиты клиентам? Будете ли вы проверять контрагентов? Какие инструменты вам понадобятся для такой проверки?
Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д. На основании сформированной политики с помощью юридической и финансовой службы проработайте все тонкости договорного процесса и разработайте шаблоны документов, которые определят правила из первого пункта.
Контроль своевременного выполнения обязательств дебиторами. Отчетность можно не смотреть каждый день: система отправляет уведомление, если кто-то из клиентов оказывается в красной зоне. Эта функция реализована благодаря интеграции с учетной системой, в которой несколько раз в день обновляется информация о задолженностях.
Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения). В системе для каждого клиента выставляется кредитный лимит. При его превышении отправляется уведомление, и он должен либо оговорить повышение кредитного лимита, либо оплатить предыдущую задолженность. При этом клиент увидит уведомление в том канале коммуникации, который ему удобен — по электронной почте, в SMS-сообщении, в одном из мессенджеров. Также решение уведомляет о ситуации менеджера и автоматически ставит ему задачу уточнить срок оплаты и проставить в систему дату погашения.
Взыскание задолженности в судебном порядке или продажа долга. Важный момент — поле «Статус задолженности»: он может быть судебным или невозвратным. Когда менеджер выбирает статус, автоматически запускается процесс уведомления юридической службы для формирования искового заявления. Если должник не собирается добровольно погашать долг, деньги можно взыскать в принудительном порядке. Систему для работы с дебиторской задолженностью автоматически можно настроить таким образом, чтобы при достижении определенных показателей информация о должнике передавалась в юридический отдел и начинался процесс досудебного или судебного урегулирования.
Списание безнадежной дебиторской задолженности.
К сожалению, такое тоже может случиться и по каким-то клиентам придется списать зависшие деньги.
***
Оперативный контроль за исполнением обязательств — важное условие выживания всех компаний в текущих условиях. Автоматизированное решение не только позволит бизнесу быть уверенным в своем финансовом потоке, но и высвободит время менеджеров для более эффективной работы с клиентами.