Вокруг внедрения RPA (роботизированная автоматизация процессов) сегодня много шума. По оценкам аналитической компании Gartner, объем глобального рынка RPA составляет 21 млрд долларов. Пандемия привлекла к этой технологии еще больше внимания. Компании хотят облегчить работу сотрудников, избавить их от рутины, пусть уделяют всё внимание клиентам и другой более интеллектуальной работе. Согласно
нашему исследованию, 68% руководителей в России в конкурентной борьбе делают ставку на автоматизацию. А 94% участников опроса уверены, что RPA стимулирует переход на цифровые технологии. До пандемии 37% жаловались, что трудно удовлетворить потребительский спрос, а 86% видели решение в автоматизации.
С развитием технологий автоматизация может затронуть все больше процессов, как административных, так и бизнесовых. Единственное направление, которое пока что нельзя автоматизировать, это экстренное реагирование на непредвиденные ситуации, где работа строится на общении и на умении принять решение. Роботы пока непригодны там, где требуется эмоциональный интеллект.
В любых других случаях RPA может стать переломным моментом в управлении бизнес-операциями. Кристиан Уэллс, эксперт по роботизации процессов, руководитель клиентского офиса Blue Prism в России, рассказывает о том, как определить, где нужна роботизация и с чего начать, чтобы избежать типичных ошибок.
Проверка реальности и определение цели
Чтобы понять с чего начать определение процессов, требующих роботизации, надо изучить корпоративную среду конкретной компании. Часто опытные руководители справляются без руководств и сценариев рабочих процессов. Это нормально, но когда нет задокументированных процессов, то не будет и четкой сквозной картины того, как работают широкие межфункциональные процессы. Например, как принимают сотрудников на работу и обрабатывают страховые требования.
Кроме того, без руководств по работе могут возникать проблемы в форс-мажорных ситуациях, например, во время пандемии, когда многие работают удаленно. Когда сотрудник, традиционно выполняющий определенные задачи, уходит в отпуск или на больничный, потенциальные риски становятся очевидными.
Вполне логично, что сотрудники, которые выполняют свою работу в течение долгого времени, уже инстинктивно понимают, как действовать во внештатных ситуациях. Однако, если есть задача роботизировать процесс, то необходимо понять, что и зачем делается и составить детальное руководство по рабочему процессу. Анализ сценариев работы поможет определить ситуации, в которых может потребоваться автоматизация. Кроме того, он позволит выявить несоответствия и пробелы при управлении процессом вручную.
После анализа процессов их нужно рассмотреть, как математическую функцию через призму автоматизации – с точки зрения вводных данных. Когда будет понятно, что происходит с данными, как и кем они используются, легко определить, зачем нужен результат этого процесса.
Так выявляются не только те процессы, которые стоит автоматизировать, но и те, которые, оказывается, и не нужны в принципе. Некоторые поставщики RPA решений в том числе предлагают Business process reengineering – оптимизацию не только за счет быстродействия роботов, но и за счет исключения ненужных действий.
В итоге мы понимаем, что вместо того, чтобы задавать вопрос «кто должен выполнять конкретные действия?», лучше сосредоточиться на вопросах «как будет выполняться работа для достижения ожидаемого результата?» и «зачем нужны результаты данного процесса?».
Какой он, наиболее подходящий процесс для автоматизации?
Поиск процессов для автоматизации требует понимания того, какие этапы или компоненты выиграют от нее в большей степени. Большинство этих процессов объединяют три признака: большой объем операций, повторяющиеся действия и доступ к структурированным данным. Давайте рассмотрим каждый из них более подробно.
Большие объемы транзакций
Интуитивно кажется, что стоит рассматривать процессы с наибольшим объемом транзакций, чтобы получить наибольший эффект от автоматизации. Однако, если в каком-то виде деятельности совершается много операций, это еще не значит, что он подходит больше остальных. В таких ситуациях лучше разделять процесс на несколько частей и начинать с автоматизации самых простых операций. Например, вместо того чтобы брать весь бухгалтерский процесс, начните с выверки банковских счетов, разделив сквозной процесс на логически целостные фазы. Затем переходите к управлению процессом выставления счетов по заказам на продажу или к финансовой отчетности. Таким образом каждая часть становится управляемой задачей, которая приведет к автоматизации всего процесса с большим объемом транзакций.
Повторяющиеся действия
В автоматизации, как в производстве, различные действия с объектом выполняются по мере его продвижения по линии. Для таких повторяющихся действий можно сконструировать робота. Зачастую это сложные действия, а иногда довольно простые. Главное, чтобы они были повторяющимися и высокопроизводительными. Процессы, которые происходят только раз в месяц или раз в год могут не обеспечить окупаемость инвестиций.
Кроме того, на начальном этапе стоит выбирать не просто повторяющиеся, но и проверенные процессы. Не стоит браться за нестабильные и не обкатанные, хоть и интересные процессы. По мере развития автоматизации и накопления опыта, возвращайтесь к рассмотрению более сложных процессов.
Структурированные данные
При построении автоматизированного процесса необходимо, чтобы данные, которые используются в бизнес-процессе, были доступны для робота. Здесь важно понимать, что в то время, как люди могут легко прочитать, понять детали и добраться до критически важных данных, компьютеру потребуется несколько, а иногда и множество шагов для расшифровки. Поэтому развитие RPA лучше начать со взаимодействия с системами, которые могут быть легко прочитаны RPA и затем оценены как часть правил для управления выполнением процесса. Таким образом данные уже будут находиться в форме, понятной компьютеру, что позволит системе RPA быстро справиться с автоматизацией в дальнейшем.
Что дальше?
Теперь, когда уже есть понимание того, как выявить нужные процессы для автоматизации – самое время начать!
Планирование и подготовка важны, и, обладая глубокими знаниями о компании и процессах, ваши сотрудники могут дать ценные рекомендации, чтобы помочь вам в создании решений, повышающих эффективность. Этап тщательного планирования и подготовки поможет перейти к внедрению автоматизации для достижения конкретных целей компании.